Forum Pracownika

Nazwa agencji/organizatora:
Provident Polska SA

Kategoria konkursowa:
Komunikacja Wewnętrzna

Tytuł projektu:
Forum Pracownika

Klient:
Projekt wewnętrzny Provident Polska SA

Określenie problemu:
Dynamiczny wzrost liczby pracowników, rozwój terytorialny firmy, brak efektywnego narzędzia dwustronnej komunikacji interpersonalnej.

Cel projektu:
Stworzenie dwustronnej platformy komunikacji pomiędzy zarządem firmy i pracownikami średniego i niższego szczebla, angażowanie pracowników w rozwój firmy i podejmowanie decyzji, opiniowanie wprowadzanych zmian oraz wyławianie i promowanie pracowników z największym potencjałem.

Grupa docelowa:
Pracownicy Provident Polska SA

Przeprowadzone działania:
Stworzenie całej, ogólnopolskiej struktury dla Forum. Podzielono Polskę na 7 regionów (dla ułatwienia). Każdy z regionów ma swoje Forum Regionalne składające się z ok. 15 członków i jest reprezentowany na Forum Centralnym (w Warszawie) przez 3 reprezentantów. Spotkania Forum odbywają się kwartalnie. Liderem jest wiceprezes zarządu, szefem kierownik ds. komunikacji wewętrznej a projektem na co dzień zajmuje się koordynator ds. Forum.
Główne kanały komunikacji to tablice informacyjne w oddziałach firmy a także wewnętrzny magazyn, którego winietę oraz makietę również dostosowano do potrzeb Forum Praconwika. Projekt jest systematycznie raz w roku badany za pomocą ankiety do pracowników zaangażowanych w działanie Forum oraz tych, którzy w Forum nie są. Pytamy o ocenę skutreczności, sposoby komunikacji, o to czy respondent chciałby być członiekm Forum, dlaczego itd. Ankieta zazwyczaj wskazuje obszary, na które powinniśmy zwrócić baczniejszą uwage w następnej kadencji (2 lata) albo w następnym roku, nie przynosi zazwyczaj rewolucyjnych zmian.
Oczywiście wszystkie działania są dostosowywane do sugestii. Forum stało sie również podstawą strategii komunikacji wewnętrznej w firmie w latach 2003-2005. W tej chwili funkcjonuje jako kluczowy, choć odrębny projekt w ramach działu komunikacji wewnętrznej. Na początku 2006 roku rozpoczyna się V kadencja Forum a zatem wybory. Pracownicy chętni do udziału w projekcie zgłaszają swą chęć na specjalnych kartach do głosowania. Na ich podstawie przygotowywane są listy wyborcze i wysyłane do odpowiednich regionów.

Ewaluacja:
Pierwsze dwa lata funkcjonowania projektu nie były zanadto efektywne z punktu widzenia wprowadzenia rozwiązań racjonalizatorskich. Forum generowało głównie problemy i skargi, których rozwiązanie pozostawało po stronie zarządu. Czas oczekiwania na odpowiedź wynosił czasem kilka miesięcy. Po wprowadzeniu kilku drobnych modyfikacji a przede wszystkim uważniejszym szkoleniu członków i wizytom członków zarządu na spotkaniach regionalnych Forum zaczęło generować coraz większą liczbę rozwiązań i propozycji zmian w formie gotowych do wdrożenia projektów.
Członkowie zarządu mogli więc podejmować decyzje już podczas spotkań centralnych a reprezentanci wracali do oddziałów z informacją zwrotną. To zwiększyło wiarygodność projektu i spowodowało większą chęć współpracy z reprezentantami. W 2005 roku 83% zaproponowanych przez Forum zmian zaakceptowano i wdrożono. Forum służy również do wyłaniania pracowników z największym potencjałem.

Osoby odpowiedzialne za projekt:
Monika Matak, kierownik ds. Komunikacji Wewnętrznej – szef projektu,
Katarzyna Króliszyn – koordynator ds. Forum Pracownika