Wyjazd integracyjny przeżył pewnie każdy z nas i słowo „przeżył” nie jest tu przypadkowe… Temat doczekał się nawet ekranizacji w reżyserii Przemysława Angermana (2011). A gdyby tak zamiast do hotelu nad jeziorem albo na paintball pojechać do pobliskiego domu dziecka, szpitala dziecięcego, schroniska dla zwierząt albo domu opieki dla seniorów? Czas odczarować pracę społeczną, czyli wolontariat, i przekonać się, że to też może być dobry sposób spędzenia wolnego czasu, a jednocześnie pomoc tym, którzy jej naprawdę potrzebują. Pracodawca, decydując się na taki dzień wolontariatu pracowniczego oferuje (stwarza?) swoim pracownikom emocje, zaangażowanie, tworzenie czegoś razem i daje możliwość wykorzystania pomysłów i umiejętności swoich pracowników, które być może do tej pory w ich codziennej pracy nie były widoczne. Pracownik natomiast może przekonać się, że dzień spędzony na pomaganiu innym to wspaniały relaks dla umysłu, satysfakcja z dobrze wykorzystanego czasu i efekt pracy widoczny od razu. A największa nagroda to wdzięczność w oczach i uśmiech osób, którym pomagamy.
Planując więc tego rodzaju wyjazd integracyjny musimy uwzględnić te same elementy co zwykle, tylko… trochę inaczej. Zaczynamy od ankiety wśród pracowników, komu chcieliby pomóc. Czy miałyby być to dzieci, czy zwierzęta, a może osoby starsze? Może to być też projekt „zielony”, np. sprzątanie lasu, terenów wokół jeziora czy rzeki, która biegnie w pobliżu siedziby firmy, czy prace porządkowe w pobliskim parku. Mając określony profil, określamy kompetencje, bo wybierając np. dzieci jedni sprawdzą się bardziej w zabawach z nimi, a inni wybiorą odświeżenie świetlicy albo prace remontowe wokół ośrodka czy szkoły. Ważne, by każdy pracownik-wolontariusz znalazł dla siebie takie zajęcie, które da mu największą satysfakcję i wykorzysta jego umiejętności.
1. Czas i miejsce
Dzień przed lub tuż po weekendzie to najlepszy czas na wyjazd. Natomiast każda pora roku jest dobra, bo to miejsce determinuje konkretny termin. Decydując się np. na „zielony projekt” warto rozważyć wiosnę, albo jesień. Dzieci, szczególnie te z domów dziecka, docenią naszą obecność w okresie wakacyjnym, kiedy mają więcej czasu i często brakuje funduszy na ich wyjazd, czy na atrakcje na miejscu. Zwierzaki w schroniskach czekają cały rok. Seniorzy w domach opieki też będą szczęśliwi z każdej wizyty. Mając wybranego beneficjenta naszej pracy, łatwiej dostosować czas do jego potrzeb i terminów.
2. Przygotowania do wyjazdu – logistyka, ubezpieczenie, sprzęt
Niech ten wyjazd będzie wyczekiwany, a czas przed nim wypełniony atrakcjami. Ogłośmy konkurs na nazwę dla tego wydarzenia. Zaprojektujmy logo, stwórzmy miejsce w intranecie z najważniejszymi informacjami i FAQ-ami. Przygotujmy specjalne koszulki. Możemy zorganizować też loterię fantową, a za zebrane fundusze kupić coś, z czego ucieszą się nasi beneficjenci. W tym czasie musimy też zadbać o ew. ubezpieczenia dla pracowników, o sprzęt (np. rękawiczki, ubrania ochronne, czy przybory malarskie, jeśli to będzie element naszej pracy) oraz o transport – oklejony autobus nazwą naszej akcji ucieszy nie tylko pracowników, ale wzbudzi też zainteresowanie osób na trasie naszego przejazdu, a może nawet ich zainspiruje do podobnego działania?
3. Program i atrakcje
Zadbajmy o szczegółowy program prac stworzony wspólnie z beneficjentem, ale także o punkty rozrywkowe po pracy – może to być wspólny piknik, mecz piłki nożnej czy występ artystyczny połączony z warsztatami np. gry na bębnach. Program musi uwzględniać nie tylko obszary prac z podziałem na grupy, ale także szacunkowy czas pracy, miejsce (idealnie z mapką) i osoby odpowiedzialne za koordynację na poszczególnych odcinkach. Musi być też informacja o zasobach – że np. potrzebny do pracy sprzęt czy ubrania ochronne będą do pobrania dzień wcześniej, a np. pomoce do zabaw z dziećmi będą zapakowane i umieszczone w autokarze do rozpakowania już na miejscu.
4. Wielki dzień
Na miejscu zbiórki wręczamy pracownikom koszulki i wszyscy wprawiamy się w entuzjastyczny nastrój. To podstawa, by dobrze spędzić ten dzień. Możemy zadbać też o jakieś przekąski na drogę. Dowodzenie w tym dniu przejmuje koordynator. To osoba, która nie tylko pomoże w podzieleniu np. pracowników na grupy zgodnie z ich preferencjami, ale także będzie łącznikiem pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za wydarzenie po stronie beneficjenta, a w razie potrzeby uruchomi „plan B”. Powinna też dbać o dobrą atmosferę, być w stałym kontakcie z pracownikami, umieć odpowiedzieć na ich pytania i pomóc wdrożyć się w prace. To ważna rola, dlatego jeśli mamy w zasobach firmy osobę, która się w tej roli odnajdzie, warto utworzyć tymczasowy zespół do jej wsparcia na etapie przygotowań i w czasie dnia wolontariatu. Jeśli w firmie takiej osoby nie ma, można ustalić z beneficjentem, czy z ich strony nie byłoby takiej osoby, która mogłaby być oddelegowana do ścisłej współpracy z nami. Można też znaleźć fundację, czy osobę, która zajmuje się profesjonalnie zagadnieniem wolontariatu pracowniczego i jej zlecić kompleksowe przygotowanie całego wydarzenia.
Pamiętajmy, że wykonanie zaplanowanej pracy jest ważne, ale jeszcze ważniejsze jest samopoczucie wolontariuszy i ich kontakt z tymi, którym pomagają. Ma być to pożytecznie, ale też mile spędzony czas. Dopuszczalne są więc wszelkie odstępstwa od programu, jeśli będzie wymagała tego sytuacja, zawsze mile widziane też spontaniczne pomysły, które uatrakcyjnią ten dzień. Wszystko jednak w ścisłej współpracy z koordynatorem.
5. Feedback
Jeszcze podczas wydarzenia warto zbierać komentarze od pracowników i od przedstawicieli organizacji, dla której świadczymy naszą pracę. Takie spontaniczne komentarze są bardzo cenne i można je potem wykorzystać w podsumowaniu wydarzenia – czy w Intranecie, newsletterze do pracowników czy w firmowej gazetce. Warto też opracować ankietę i rozesłać do wszystkich uczestników z prośbą o opinię co się podobało, co nie zagrało, co można by usprawnić na przyszłość.
Taka forma wyjazdu integracyjnego może być początkiem programu wolontariatu pracowniczego w firmie, który będzie stały elementem motywowania i integrowania naszych pracowników. Dając im możliwość wykorzystania swoich umiejętności i talentów poza pracą, wspieramy ich rozwój osobisty i kreatywność, a także budujemy kapitał społeczny naszej firmy. Docenią to zarówno pracownicy, jak i społeczność, dla której działamy.
P.S. Wybrane pomysły zrealizowane przeze autorkę z wolontariuszami w Bogocie (Kolumbia):
1. Zabranie dzieci z ośrodka dla niewidomych na wycieczkę do muzeum szmaragdów, gdzie dzieciaki mogły rączkami sprawdzić jak wygląda tunel w kopalni tych szlachetnych kamieni (makieta 1:1) i podotykać, a nawet powąchać wszystkie eksponaty.
2. Zorganizowanie lekcji samoobrony dla dzieci z sierocińca w Bogocie, szczególnie dla tych, które uczęszczały do publicznych szkół poza ośrodkiem w mniej bezpiecznych dzielnicach. Zajęcia przeprowadziliśmy wspólnie z żołnierzami – inwalidami wojennymi, których uczyliśmy angielskiego, by w przyszłości mogli zostać nauczycielami tego języka dla wojska.
3. Zaprosiliśmy zespół dzieci niewidomych śpiewających vallenato (kolumbijska muzyka folk) do domu opieki nad starszymi paniami, prowadzonego przez siostry zakonne. Po koncercie były wspólne śpiewy i tańce (z babciami na wózkach inwalidzkich włącznie), a potem pomogliśmy przygotować obiad i uporządkować stołówkę i świetlicę.
